Office Allrounder (all genders) Backoffice

Im Dekanat der Fakultät für Maschinenwesen und Betriebswissenschaften ist eine Stelle als Office Allrounder (all genders) Backoffice, voraussichtlich ab Januar 2026 (40 Wochenstunden, befristet auf 1 Jahr mit Option auf Entfristung) mit folgendem Aufgabengebiet zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten als Unterstützung des Dekanatsteams der Fakultät für Maschinenwesen und Betriebswissenschaften; insbesondere im klassischen Sekretariatsbereich und in Verwaltungstätigkeiten im Back Office
• Terminkoordination, Reisemanagement, Mitarbeit bei der Organisation von Veranstaltungen, Kommissionssitzungen, Konferenzen oder Workshops
• Mitarbeit bei Bestellungs-/ Rechnungsabwicklungen und Reiseabrechnungen; sowie unterstützende Tätigkeiten bei der Budgetplanung
• Administration von Datenbanken; Wartung der Website am Dekanat, Unterstützung des Social Media Teams nach Bedarf (zB: Unterstützung bei der Erstellung von Videos, Videoschnitt etc.)
• Administration im Studienbetrieb sowie in der Lehre und Forschung (zB: administrative Umsetzung der Stundenplankoordination der Fakultät, Unterstützung bei der Durchführung von Plagiatsprüfungen von Abschlussarbeiten Studierender usw.)
• Schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kfm. Ausbildung bzw. Maturaniveau von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse der gängigen Büro-Software (MS Office)
• Buchhaltungs- und/oder SAP Kenntnisse von Vorteil
• Sehr gute Rechtschreibkenntnisse, insbesondere für die Texterstellung und das selbständige Erstellen von Briefen / E-Mails in Deutsch und Englisch
• Kenntnisse im Bereich der Videoerstellung (Videoschnitt und Kenntnisse der Programme Final Cut und Adobe) von Vorteil
• Digitale Kompetenzen
• Fähigkeiten in Organisation und Planung sowie Innovationsbereitsschaft
• Kund_innenorientierung, Resilienz und Ressourcenorientierung, Professionalität
• Freude an der Arbeit im Team

Wir bieten:

• Vielfältiges und spannendes Aufgabengebiet in einem kollegialen Team
• Hybride Arbeitsweise mit teilweiser Teleworking Möglichkeit
• Eine Reihe attraktiver Sozialleistungen (siehe Benefits)
• Breites internes und externes Weiterbildungsangebot, verschiedene Karriereoptionen
• Zentrale Lage sowie gute Erreichbarkeit (U1/U2/U4 Karlsplatz)

Die Einstufung erfolgt in der Verwendungsgruppe IIB gemäß dem Kollektivvertrag der Universitäten und beträgt bei einem wöchentlichen Beschäftigungsausmaß von 40 Wochenstunden EUR 2.560,10 brutto/Monat. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten werden angerechnet.

Die Technische Universität Wien strebt eine Erhöhung der Einstellung von Menschen mit Behinderung an und schreibt diese Stelle für eine_n Office Allrounder (all genders) im Rahmen eines speziellen Förderungsprogramms explizit für Menschen ab einem Behinderungsgrad von 50% aus. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der TU Wien, Herrn Gerhard Neustätter gerhard.neustaetter@tuwien.ac.at .

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis 11.12.2025.