TU-ID: 063 | 2025 | 26 | 254310
International Staff Services Coordinator (all genders)
Vollzeit (40 Wochenstunden) oder Teilzeit (ab 30 Wochenstunden) | unbefristet
Die Technische Universität Wien ist Österreichs größte Forschungs- und Bildungseinrichtung im technisch- naturwissenschaftlichen Bereich und leistet seit mehr als 200 Jahren einen unverzichtbaren Beitrag zur Sicherung der internationalen Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft des Forschungsstandorts Österreich. Unter dem Motto "Technik für Menschen" betreiben an der TU Wien rund 26.000 Studierende und mehr als 4.000 Wissenschaftler_innen in diesem Sinne Forschung, Lehre und Innovation.
Im Fachbereich International Welcome and Engagement Center (IWEC) ist eine Stelle als International Staff Services Coordinator (all genders), voraussichtlich ab August 2025 (Vollzeit (40 Wochenstunden) oder Teilzeit (ab 30 Wochenstunden), unbefristet) mit folgendem Aufgabengebiet zu besetzen.
Ihre Aufgaben:
- Eigenständige Beratung internationaler Forschender, Mitarbeitender und Gäste zu fremdenrechtlichen Themen sowie zu Fragen rund um Zuzug, Leben in Wien und Orientierung an der TU Wien
- Schnittstelle zu TU-internen Einheiten und aktive Mitwirkung an der Optimierung administrativer Prozesse im Kontext der Anstellung internationaler Mitarbeitender, insbesondere in Zusammenarbeit mit der Personaladministration
- Entwicklung und Koordination zielgruppenspezifischer Unterstützungsangebote (z. B. Orientierungshilfen und Onboardingprogramme) für internationale Forschende, Mitarbeitende und Gäste zur Erleichterung des Zuzugs und der Einbindung an der TU Wien und in Wien
- Organisation und Durchführung von IWEC-Veranstaltungen (z. B. Welcome Week) sowie Maßnahmen zur sozialen und fachlichen Vernetzung internationaler Mitarbeitender und Forschender
- Erstellung und Pflege zielgruppengerechter Informationsmaterialien und Webinhalte in deutscher und englischer Sprache
- Dokumentation der Aktivitäten des IWEC und Verfassen regelmäßiger Berichte zur Qualitätssicherung und Weiterentwicklung der Angebote
- Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Stakeholder_innen (z. B. OeAD, Behörden, Fakultäten der TU Wien)
- Betreuung internationaler Delegationen und Gäste sowie Koordination von Besuchsprogrammen mit Partnerinstitutionen
- Mitarbeit bei Veranstaltungen und Initiativen der Abteilung International Relations and Global Affairs
Ihr Profil:
- Abgeschlossenes Hochschulstudium, idealerweise der Rechtswissenschaften
- Internationale Studien- oder Berufserfahrung von Vorteil
- Beratungserfahrung
- Gute Kenntnisse des österreichischen Fremdenrechts sowie des Hochschulsystems
- Erfahrung in der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen erwünscht
- Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Sprachkenntnisse von Vorteil
- Organisation und Projektmanagement
- Hohes Maß an Eigeninitiative, Teamfähigkeit und Freude daran, Teil eines wachsenden Teams mit dynamischem Aufgabenprofil zu sein
- Interkulturelle Kompetenz und Erfahrung im Umgang mit internationalen Zielgruppen
- Kommunikationsfähigkeit sowie strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise
- Einfühlungsvermögen und Empathie im Umgang mit den Anliegen internationaler Zielgruppen
Wir bieten:
- Vielfältiges und spannendes Aufgabengebiet in einem kollegialen Team
- Hybride Arbeitsweise mit bis zu 60% Teleworking Möglichkeit
- Eine Reihe attraktiver Sozialleistungen (siehe Fringe-Benefits)
- Breites internes und externes Weiterbildungsangebot, verschiedene Karriereoptionen
- Zentrale Lage sowie gute Erreichbarkeit (U1/U4 Karlsplatz)
Die TU Wien strebt eine Erhöhung des Frauenanteils insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen, sofern nicht in der Person eines gleich qualifizierten Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Wir sind bemüht, Menschen mit Behinderung mit entsprechender Qualifikation einzustellen und fordern daher ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der TU Wien, Herrn Gerhard Neustätter.
Wir sind bemüht, Menschen mit Behinderung mit entsprechender Qualifikation einzustellen und fordern daher ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der TU Wien, Herrn Gerhard Neustätter.
Die Einstufung erfolgt in der Verwendungsgruppe IVA gemäß dem Kollektivvertrag der Universitäten und beträgt bei einem wöchentlichen Beschäftigungsausmaß von 40 Wochenstunden EUR 3.390,30 brutto/Monat. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten werden angerechnet.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis 17.07.2025.
