TU-ID: 302 | 2026 | 2 | 262326
Office Professional (all genders) Projektverwaltung
Vollzeit | befristet auf 1 Jahr mit Option auf Verlängerung
Am Institut für Energietechnik und Thermodynamik ist in der Fachgruppe Administrative Assistenz eine Stelle als Office Professional (all genders) Projektverwaltung, ab sofort (40 Wochenstunden, befristet auf 1 Jahr mit Option auf Verlängerung) mit folgendem Aufgabengebiet zu besetzen.
Ihre Aufgaben:
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter_innen in allen administrativen Belangen sowie Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen (Konferenzen, Kongressen und Workshops auf nationaler und internationaler Ebene) und proaktive Tätigkeiten im Personalbereich (Verlängerungen, Aktualisierungen, u.v.m.)
- Management/Verwaltung des Verrechnungs- und Bestellwesens mittels SAP
- Buchhaltung und finanzielle Verwaltung von Forschungsprojekten, sowie die Durchführung und Kontrolle der fristgerechten Zwischen- und Endabrechnungen unterschiedlicher Förderprogramme unter Berücksichtigung der geltenden Projektrichtlinien (FFG, WWTF, EU, etc.)
- Unterstützung der Projektleitung bei der Abwicklung von Forschungsprojekten (von der Antragsphase bis zur Koordination Budget, Budgetreports, Personalressourcen, etc.)
- Ansprechpartner_in für Projektabrechnungen und evtl. externe Finanzprüfungen (Audits)
- Kommunikation mit nationalen und internationalen Geldgebern, Projektpartner_innen und externen Prüfer_innen
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kfm. Ausbildung und/oder entsprechend Buchhaltungskenntnisse und Erfahrungen
- Mehrjährige Erfahrungen im universitären Umfeld bzw. mit der Abwicklung von wissenschaftlichen Projekten
- Projektmanagement-Kenntnisse von Vorteil
- Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Bereitschaft für die Einarbeitung in Fachvokabular
- Sicherer im Umgang mit MS Office und SAP
- Organisation und Planung
- Verantwortungsbereitschaft und Eigeninitiative
- Kooperationsbereitschaft und Teamfähigkeit sowie Kommunikationskompetenz
Wir bieten:
- Vielfältiges und spannendes Aufgabengebiet in einem kollegialen Team
- Eine Reihe attraktiver Sozialleistungen (siehe Benefits)
- Breites internes und externes Weiterbildungsangebot, verschiedene Karriereoptionen
- Zentrale Lage sowie gute Erreichbarkeit (U1/U4 Karlsplatz)
Wir sind bemüht, Menschen mit Behinderung mit entsprechender Qualifikation einzustellen und fordern daher ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der TU Wien, Herrn Gerhard Neustätter.
Die Einstufung erfolgt in der Verwendungsgruppe IIIA gemäß dem Kollektivvertrag der Universitäten und beträgt bei einem wöchentlichen Beschäftigungsausmaß von 40 Wochenstunden EUR 2.759,20 brutto/Monat. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten werden angerechnet. Sollten nicht alle in der Ausschreibung aufgezählten Kompetenzen bei Dienstantritt vorliegen, hat der_die Arbeitnehmer_in die Möglichkeit, diese im Rahmen eine Ausbildungsphase zu erwerben.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis 05.02.2026.
